E-Rejestracja
Dokumentacja medyczna
ZASADY UDOSTĘPNIANIA DOKUMENTACJI MEDYCZNEJ
na podstawie art. 23 i art. 26 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta
Dokumentacja medyczna udostępniana jest na wniosek:
- pacjentowi, którego ta dokumentacja dotyczy,
- przedstawicielowi ustawowemu pacjenta: rodzicowi niepełnoletniego dziecka, po potwierdzeniu tożsamości; opiekunowi ustanowionemu przez sąd, za okazaniem stosownego orzeczenia,
- osobie upoważnionej przez pacjenta,
- po śmierci pacjenta: osobie upoważnionej przez pacjenta za życia lub osobie, która w chwili śmierci pacjenta była jego przedstawicielem ustawowym; osobie bliskiej, chyba że udostępnieniu sprzeciwi się inna osoba bliska lub sprzeciwił się temu pacjent za życia,
- uprawnionym organom i podmiotom.
W celu ułatwienia wnioskowania o udostępnienie dokumentacji, Krakowski Szpital Specjalistyczny im. Jana Pawła II udostępnia formularz pomocniczy wniosku o udostępnienie dokumentacji medycznej, możliwy do pobrania:
- w sekretariacie oddziału lub poza godzinami pracy sekretariatu bezpośrednio od personelu medycznego,
- w rejestracji przychodni/poradni,
- w Archiwum Medycznym (Pawilon A-I) oraz Ośrodku Dokumentacji Medycznej (Pawilon M-VI, I piętro),
- ze strony internetowej: wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej (.pdf)
Wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej może zostać złożony:
- bezpośrednio w siedzibie Archiwum Medycznego (Pawilon A-I) od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:30 do 14:00, tel. 12 614 32 87, 12 614 34 75,
- w przypadku pacjenta w trakcie hospitalizacji – w godzinach pracy w sekretariacie oddziału lub poza godzinami pracy sekretariatu bezpośrednio personelowi medycznemu,
- jeżeli pacjent jest/był leczony ambulatoryjnie – w godzinach pracy w rejestracji poradni/ przychodni,
- za pośrednictwem poczty na adres Krakowskiego Szpitala Specjalistycznego im. Jana Pawła II, ul. Prądnicka 80, 31-202 Kraków
- za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej:
W przypadku wniosków o udostępnienie dokumentacji medycznej składanych bez osobistego kontaktu z pracownikami szpitala i w formie innej niż pisemna (np. na adres elektronicznej skrzynki mailowej lub zgłoszenia telefonicznego), tożsamość wnioskodawcy jest dodatkowo weryfikowana (np. z wykorzystaniem numeru MIP).
Realizacja wniosku o udostępnienie dokumentacji medycznej odbywa się bez zbędnej zwłoki, a więc w najszybszym możliwym terminie.
Za udostępnienie dokumentacji medycznej:
- poprzez sporządzenie jej wyciągu, odpisu, kopii lub wydruku,
- na informatycznym nośniku danych,
Krakowski Szpital Specjalistyczny im. Jana Pawła II pobiera opłatę. Opłata za wysyłkę dokumentacji medycznej pobierana jest według cennika operatora pocztowego bez naliczania dodatkowych opłat za czynności związane z przygotowaniem dokumentacji do wysłania.
Opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej nie nalicza się w przypadku udostępnienia dokumentacji medycznej pacjentowi albo jego przedstawicielowi ustawowemu, osobie upoważnionej przez pacjenta lub osobie bliskiej po śmierci pacjenta po raz pierwszy w żądanym zakresie. Nie pobiera się także opłaty za potwierdzenie „za zgodność z oryginałem” w przypadku kopii dokumentacji medycznej.
Aktualna wysokość opłat za udostępnienie dokumentacji medycznej wynosi:
- za jedną stronę wyciągu albo odpisu dokumentacji medycznej: 12,31 zł brutto (w cenę wliczona jest stawka VAT 23%)
- za jedną stronę kopii albo wydruku dokumentacji medycznej: 0,43 zł brutto (w cenę wliczona jest stawka VAT 23%)
- za udostępnienie dokumentacji medycznej na informatycznym nośniku danych: 2,46 zł brutto w cenę wliczona jest stawka VAT 23%)
Opłatę za udostępnienie dokumentacji medycznej można uiścić:
- Przelewem na wskazane w fakturze konto bankowe lub
- bezpośrednio w Kasie Szpitala (Pawilon A-V, I. piętro) w godzinach od 730-1400, tel. 12 614 22 21 lub
- w Kasie Zakładu Radiologii i Diagnostyki Obrazowej (Pawilon M-IV) w godzinach od 1400-1800, tel. 12 614 25 66
Informacja o aktualnej wysokości opłat znajduje się również w Kasach oraz w sekretariacie oddziału, rejestracji poradni, przychodni lub pracowni.
Dokumentacja medyczna przeznaczona do zniszczenia w związku z upływem okresu przechowywania może zostać wydana na wniosek pacjenta, jego przedstawiciela ustawowego lub osoby upoważnionej do uzyskiwania dokumentacji za pokwitowaniem odbioru. Miejscem składania i realizacji wniosków jest Archiwum Medyczne (Pawilon A-I)
Informacja o możliwości wydania dokumentacji medycznej każdorazowo na 2 miesiące przed planowanym zniszczeniem, zamieszczana jest na niniejszej stronie internetowej w formie komunikatu.
POBIERZ .pdf: Wniosek o wydanie dokumentacji medycznej
Ogłoszenie o kasacji (niszczeniu) dokumentacji medycznej bez możliwości odtworzenia danych osobowych
Szanowni Państwo,
Działając na podstawie art. 29 Ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 849 t.j.) Krakowski Szpital Specjalistyczny im. Jana Pawła II informuje, że ze względu na upłynięcie okresu przechowywania, który dla osób dorosłych wynosi 20 lat, natomiast dla dzieci przyjętych do 2 roku życia – 22 lata, indywidualna dokumentacja medyczna w postaci historii choroby będzie przekazana do zniszczenia (kasacji) w sposób uniemożliwiający identyfikację danych.
Planowane jest zniszczenie historii choroby pacjentów leczonych w:
- Oddziale Chorób Zakaźnych Dorosłych w latach 1997-1998
- Oddziale Wirusowego Zapalenia Wątroby w latach 1999-2000
- Zakładzie Hemodynamiki i Angiokardiografii w roku 2000
- Oddziale Chirurgii Klatki Piersiowej w latach 1997-2000
- IV Oddziale Chorób Płuc w latach 1997-2000
- III Oddziale Chorób Płuc w latach 1997-2000
- II Oddziale Chorób Płuc w latach 1997-2000
- I Oddziale Chorób Płuc w latach 1997-2000
- Oddziale Neuroinfekcji w latach 1993-1998
- Klinice Choroby Wieńcowej w latach 1997-1998
- Oddziale Klinicznym Choroby Wieńcowej w latach 1999-2000
- Klinice Chorób Serca i Naczyń w latach 1997-1998
- Oddziale Klinicznym Chorób Serca i Naczyń w latach 1999-2000
- Klinice Chirurgii Serca i Naczyń w latach 1997-1998
- Oddziale Klinicznym Chirurgii Serca i Naczyń w latach 1999-2000
- Oddziale Chorób Infekcyjnych Dzieci w latach 1992-1998
- Oddziale Chorób Zakaźnych Wieku Dziecięcego w roku 1991
- Klinice Elektrokardiologii w latach 1997-1998
- Oddziale Klinicznym Elektrokardiologii w latach 1999-2000
- Ośrodku Diagnostyki i Rehabilitacji Chorób Serca i Płuc, Pododdziale Szybkiej Diagnostyki w roku 2000
Osoby zainteresowane odbiorem oryginału wymienionej wyżej dokumentacji proszone są o złożenie wniosku:
- bezpośrednio w siedzibie Archiwum Medycznego Szpitala (budynek A-I), w godzinach od 7.00 do 14.35, lub
- za pośrednictwem poczty tradycyjnej na adres:
Krakowski Szpital Specjalistyczny im. Jana Pawła II, ul. Prądnicka 80, 31-202,
z dopiskiem: Archiwum Medyczne, lub
Osobami uprawnionymi do odbioru dokumentacji medycznej są:
- pacjent, tj. osoba, której dokumentacja dotyczy,
- przedstawiciel ustawowy pacjenta,
- osoba upoważniona przez pacjenta w trakcie pobytu w Szpitalu,
- osoba bliska – po śmierci pacjenta, chyba że udostępnieniu sprzeciwi się inna osoba bliska lub sprzeciwił się temu pacjent za życia.
Termin składania wniosków o wydanie dokumentacji medycznej przeznaczonej do zniszczenia upływa z dniem 8 kwietnia 2022 r. (w przypadku wniosku przesłanego pocztą decyduje data wpływu korespondencji). Po upływie tego terminu dokumentacja zostanie zniszczona i nie będzie możliwości jej odbioru.
Wzór wniosku o wydanie dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia znajduje się poniżej:
Wniosek o wydanie dokumentacji medycznej przeznaczonej do zniszczenia
Kontakt w sprawie:
Archiwum Medyczne
tel. 12 614 32 87, 12 614 34 75
Informujemy, że lekarz orzeka o stanie zdrowia pacjenta po uprzednim osobistym jego zbadaniu lub jeżeli istnieje taka możliwość, zbadaniu za pośrednictwem systemów teleinformatycznych.
W przypadku, kiedy zachodzi konieczność wydania orzeczenia lub zaświadczenia lekarskiego badanie to może zostać przeprowadzone podczas wizyty planowej.
Orzeczenia o stanie zdrowia lub zaświadczenia lekarskie wydawane są przez lekarza bezpłatnie (tj. w ramach finansowania ze środków publicznych), jeżeli dotyczą:
- dalszego leczenia
- rehabilitacji
- niezdolności do pracy
- kontynuowania nauki
- uczestnictwa dzieci, uczniów, słuchaczy zakładów kształcenia nauczycieli i studentów w zajęciach sportowych i w zorganizowanym wypoczynku
- pomocy społecznej
- wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej
- orzecznictwa o niepełnosprawności
- uzyskaniu zasiłku pielęgnacyjnego
- ustalenia przyczyn i rodzaju uszkodzeń ciała związanych z użyciem przemocy w rodzinie
- uzyskania dodatku z tytułu urodzenia dziecka lub jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia dziecka
Podstawa prawna:
art. 42 ust. 1 ustawy z dnia 5 grudnia 1996 r. o zawodach lekarza i lekarza dentysty (Dz.U.2018.617 t.j. z dnia 2018.03.26 ze zm.) oraz art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U.2018.1510 t.j. z dnia 2018.08.08 ze zm.)
1. Zakład Patomorfologii Krakowskiego Szpitala Specjalistycznego im. Jana Pawła II przechowuje i udostępnia, za potwierdzeniem odbioru i zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu:
a) bloczki parafinowe – zatopione w parafinie, w odpowiednim pojemniku (kasetce), jeden albo więcej wycinków lub materiał cytologiczny (cell-block) oznaczone w sposób umożliwiający identyfikację pacjenta albo zwłok, których dotyczą;
b) preparaty histopatologiczne – ułożone na szkiełku podstawowym zabarwione skrawki wycinka wykonane z bloczka parafinowego lub materiału mrożonego, w sposób umożliwiający ocenę mikroskopową, jednoznacznie i trwale oznaczone numerem umożliwiającym identyfikację pacjenta albo zwłok.
c) preparat cytologiczny – umieszczony na szkiełku podstawowym materiał cytologiczny pobrany od pacjenta albo ze zwłok, utrwalony i zabarwiony, jednoznacznie i trwale oznaczony numerem umożliwiającym identyfikację pacjenta albo zwłok
2. Materiały w których mowa w pkt. 1 lit. a i b podlegają udostępnieniu przez okres 20 lat od daty badania patomorfologicznego. Materiały w których mowa w pkt. 1 lit. c podlegają udostępnieniu przez okres 10 lat od daty badania patomorfologicznego. Po upływie okresu przechowywania, podlegają utylizacji zgodnie z przepisami dotyczącymi postępowania z odpadami medycznymi.
3. Udostępnienie materiałów o których mowa w pkt. 1 odbywa się na pisemny wniosek:
a) pacjenta, od którego pobrano materiał, jego przedstawiciela ustawowego lub osoby przez niego upoważnionej,
b) osoby upoważnionej przez zmarłego pacjenta,
c) podmiotu wykonującego działalność leczniczą, którego lekarz zlecił i skierował na badanie,
d) innego, niż wymieniony podmiotu wykonującego działalność leczniczą, prowadzącego dalsze leczenie pacjenta albo wykonującego dalsze badania materiału pobranego ze zwłok,
e) uprawnionej na podstawie przepisów prawa instytucji lub organu.
Do pobrania: WZÓR WNIOSKU
4. Przedstawienie innego równoważnego dokumentu z zachowaniem formy pisemnej, w szczególności w przypadku podmiotów o których mowa w pkt. 3 c, d, e pozwalającego na jednoznaczną identyfikację pacjenta, osoby upoważnionej lub uprawnionego podmiotu oraz rodzaju materiału, który ma zostać udostępniony i formy jego odbioru, nie może stanowić podstawy do odmowy udostępnienia.
5. Przez osobę upoważnioną przez pacjenta należy rozumieć osobę posiadającą pisemne upoważnienie zawierające dane osoby upoważniającej i dane osoby upoważnianej. Upoważnienie o którym mowa w zdaniu pierwszym stanowi dokumentację z realizacji wniosku o udostępnienie.
6. Realizacja wniosku o udostępnienie następuje bez zbędnej zwłoki, co najmniej w drugim dniu roboczym od dnia złożenia wniosku o udostępnienie.
Udostępnienie bloczków parafinowych, preparatów histopatologicznych lub preparatów cytologicznych podmiotom wymienionym w pkt. 3 a-d, następuje z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu wraz z postawionym rozpoznaniem patomorfologicznym.